Құжаттама ісінде қателік болмауы керек

Осы аптада аудан әкім­дігінде Сырдария аудандық архивінің ұйымдас­тыруымен «Архив ісі және құжат­тама» тақырыбында семинар-кеңес өтті. Жиынды аудан әкімі аппаратының құжаттамалық қамтамасыз ету және бақылау бөлімінің басшысы Гаухар Қонақбай ашып, жүргізді. Семинар-кеңеске аудан әкімі аппаратының, аудандық бөлімдердің, ауылдық округтердегі мекемелердің архив ісі мен құжаттама жұмы­сы­на жауапты мамандары қатысты.

Күн тәртібіндегі негізгі тақырыптар бойынша аудандық архив қызметкерлері хабарлама жасап, ресми құжаттар мен архив жұмысына қатысты мәселелерді кеңінен түсіндірді. Алдымен хабарламаны филиал басшысы Жәнібек Сейлов жасап, «Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану­ қағидаларын бекіту туралы» ҚР Мәде­ниет және спорт министрінің 2023 жыл­ғы 25 тамыздағы №236 бұйрығы бойынша негізгі талаптарды ақпараттандырды.

– Бүгінгі семинар-кеңесте ҚР Мәде­ниет және спорт министрінің 2023 жыл­ғы 25 тамыздағы №236 бұйрығымен бекітілген «Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжат­таманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидалары» туралы айтып, танысты­ратын боламын. Бұл Қағида 3 тарау, 228 тармақтан тұрады, – деп атап өткен Ж.Әлиасқарұлы мемлекеттiк емес ұйымдардың жұмысында қазақ тiлі және қажет болған кезде өзге де тiл­дер қолданылатынын, құжат басылған қағаз­дың дұрыс рәсімделуін, құжат бланкасы, құжаттарды жедел сақтау тәртібі, істерді ұйымның архивіне беру тәртібі сияқты мәселелерді заң тұрғысынан түсіндірді.

Содан соң аудандық архивтің ІІ санатты архивисі Гүлзат Мейрамбекқызы «Ведомстволық архивті қалыптастыру, оған қойылатын талаптар»тақырыбында хабарлама жасады.

Архивист мекемелердің іс-әрекеті процесінде көптеген түрлі сипаттағы құжаттарды белгілі бір сұраққа қатысты­сын жинақ ретінде істерге топтас­тырылатынын атап өтті. Құжаттарды істерге топтас­тыру оларды қарапайым жіктеу екенін түсіндірді.

– Істер номенклатурасы – іс атауының жүйеленген тізбесі, ұйымдарда сақтау мерзімі көрсетілген және олардың бекітілген тәртіп бойынша рәсімделген, іс жүргізуде тұрақты және уақытша сақтаудағы істер тізімдемелерін құрас­тыруда негізгі есептеу құжаты болып табылады. Істер номенклатурасы барлық ұйымдарда болуы тиіс, сонымен бірге жұмыс барысында пайда болған барлық құжаттар қамтылуы қажет, – деп Г.Мейрамбекқызы дұрыс жасалған іс номенклатурасы құжаттардың дұрыс сақталуын және тез іздестірілуін қамтамасыз ете алатынын айтты.

Одан кейін архивист Ж.Ермаханов «Мөрлерді, мөртабандар мен бланкілерді есепке алу және сақтау тәртібі», Л.Саменова «Азаматтардың сұранымдарын орындау архив қызметінің негізгі бағыты», ақпараттық технологиялар бойынша инс­пекторы Ж.Майханов «Құжаттардың электрондық бірыңғай архиві» ақпараттық жүйесімен жұмысты ұйымдастыру тәртібі» тақырыбында хабарлама жасады.

Елімізде іске асқан «Цифрлық Қазақстан» мемлекеттік бағдарламасы аясында сандық жүйеге көшкен архив қызметкерлері ақпараттық технологияны игеруде. Осы бағдарлама аясында жүзеге асқан «Құжаттардың бірыңғай электронды архиві» ақпараттық жүйесі яғни (е-архив) 2020 жылдан бастап республика бойынша қолданыста. «Е-архив» ақпараттық жүйесімен жұмыс жасау жауапкершілігін ведомстволық архивке жауапты маманға мекеме басшысы бұйрықпен жүктеп, сол маманға логин, пароль беріледі.

– «Құжаттардың бірыңғай электронды архиві» ақпараттық жүйесіне құжаттарды енгізу барысында өз мекемесінің істер номенклатурасы бойынша, тұрақты және жеке құрам бойынша сақталатын құжаттарды «PDF» форматында­ сканерден өткізіп, «е-архив» ақпараттық жүйеге өзінің тәртібі бойынша жүктеп отырады және осы істер номенклатурасы бойынша­ құжаттарды аудандық архив филиалына өткізеді. Қағаз құжаттарды цифрлық форматқа көшіру бір жүйеге қалыптастыру, қолданысты оңайлату болып табылады. Жүйенің маңыздылығы осында яғни, республика бойынша барлық мекемелердің құжаттары бір базада  болады, – деді  архив инспекторы Ж.Майханов.

Семинар-кеңес барысында­ Аманкелді ауылдық мәдениет үйінің қызметкері Г.Аманжолова, Ғ.Жанұзақов атындағы Айдарлы ауылдық клубының директоры­ А.Қалдыбаева архив жұмысына қатысты сауалдарын қойды. Семинарда кең көлемде ақпарат алғанын айтып, саланың жұмысын жандандыру бойынша ұсыныстарын білдірді.

Семинар-кеңес қорытындысында ау­дан әкімі аппаратының құжат­тамалық қамтамасыз ету және бақылау бөлімінің басшысы Г.Қонақбай сала мамандарына бір­қатар нақты тапсырма беріп, архив ісі мен құжаттама жұмысын жетілдірудің, заң аясында жүргізудің маңыздылығын айтты. Сондай-ақ құжаттама ісінде қателік болмауы керектігін ескертті.

Бибісара ТАҢАТАРҚЫЗЫ