Архив – тарих айнасы
Ел тарихы түгенделмей – болашақ баянды болмайды. Өткен тарихты толғап, кейінгі буынға жеткізу жолында архив саласының қоғамдағы маңызы орасан. Жақында аудан әкімдігінің мәжіліс залында «Қызылорда облысының мемлекеттік архиві» КММ-нің «Сырдария аудандық архиві» филиалының ұйымдастыруымен «Архив ісі және құжаттама» тақырыбында семинар-кеңес өтті. Жиынды аудан әкімі аппаратының құжаттамалық қамтамасыз ету және бақылау бөлімінің басшысы Гаухар Темірбекқызы ашып, жүргізіп отырды. Семинар-кеңеске аудан әкімі аппаратының, аудандық мәслихаттың, кент әкімі аппаратының, аудандық мәдениет және спорт бөлімінің және ауданға қарасты ауылдық округтер әкімі аппаратының қызметкерлері қатысты.Күн тәртібіндегі негізгі мәселелер бойынша аудандық архив қызметкерлері баяндама оқып, ресми құжаттар мен архив жұмысына қатысты өзекті мәселелерді қарапайым әрі түсінікті тілмен көпшілікке жеткізіп берді. Алғашқы баяндаманы аудандық филиал басшысы Ж.Сейлов жасап, «Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларын бекіту туралы» ҚР Мәдениет және спорт министрінің 2023 жылғы 25 тамыздағы №236 бұйрығы» тақырыбын жан-жақты ақпараттандырып өтті.
– Бүгінгі семинар-кеңестің күн тәртібіндегі бірінші тақырып – ҚР Мәдениет және спорт министрінің 2023 жылғы 25 тамыздағы №236 бұйрығымен бекітілген «Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидалары» туралы айтып өтпекпіз. Бұл Қағида 3 тарау, 228 тармақтан тұрады, – деп атап өткен Ж.Сейлов негізгі мәселелерге тоқталды. Оның ішінде мемлекеттiк емес ұйымдардың жұмысында қазақ тiлі және қажет болған кезде өзге де тiлдер қолданылатынын, құжат басылған қағаздың дұрыс рәсімделуін, құжат бланкасы, құжаттарды жедел сақтау тәртібі, істерді ұйымның архивіне беру тәртібі сияқты мәселелерді заң тұрғысынан түсіндіріп өтті.
Одан кейін«Сырдария аудандық архиві» филиалының ІІ санатты архивисі Г.Мейрамбекқызы «Істер номенклатурасын жасау, қалыптастыру және сақтау тәртібі» туралы баяндама жасады.
– Мекемелердің іс-әрекеті процесінде көптеген түрлі сипаттағы құжаттарды белгілі бір сұраққа қатыстысын жинақ ретінде істерге топтастырады. Құжаттарды істерге топтастыру оларды қарапайым жіктеу болып табылады. Құжаттарды істерге бөлу тәртібін айқындайтын арнайы классификациялық анықтамалық істер номенклатурасы болып табылады. Істер номенклатурасы – іс атауының жүйеленген тізбесі, ұйымдарда сақтау мерзімі көрсетілген және олардың бекітілген тәртіп бойынша рәсімделген, іс жүргізуде тұрақты және уақытша сақтаудағы істер тізімдемелерін құрастыруда негізгі есептеу құжаты болып табылады. Істер номенклатурасы барлық ұйымдарда болуы тиіс, сонымен бірге ұйым барысында пайда болған барлық құжаттар қамтылуы қажет, – деген Г.Мейрамбекқызы ұйымның істер номенклатурасы бағандары жазылып, толтырылуына қатысты заң жүзінде ақпарат беріп өтті. «Тек жақсы жасалған іс номенклатурасы ғана құжаттардың дұрыс сақталуын және тез іздестірілуін қамтамасыз ете алады» деді «Сырдария аудандық архиві» филиалының ІІ санатты архивисі Г.Мейрамбекқызы.
Одан кейін архивист Ж.Ермаханов «Құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу және архивке өткізу туралы» баяндама қорғады. Онда сала маманы мекемелердің құжатты архивке өткізу барысына атүсті қарап, қателіктер жіберетінін атап өтті.
– Құжаттарды, яғни істерді мемлекеттік архивке сақтауға дайындау барысында, құжаттардың нақты сақтау мерзімдері анықталып және керекті құжаттарды іріктеп, құжаттардың құндылығын сараптау қажет. «Құжаттардың құндылығын сараптау» термині құжаттардың құндылығын және сақтау мерзімдерін олардың әлеуметтік-экономикалық, саяси, ғылыми, мәдени немесе басқа мағынасына қарай анықтау тәсілі дегенді білдіреді. Құжаттарды архивтік сақтауға тапсыруға дайындау кезеңдері бірнеше жұмыс түрлерінен тұрады, – деген Ж.Ермаханов әр кезеңде атқарылатын жұмыстарды түсіндіріп өтті. Сондай-ақ құжатты архивке өткізуде аса жауапкершілік қажет екенін, себебі бұл тарих екенін айтып өтті.
Семинар-кеңестің соңғы баяндамасы қазіргі таңда үлкен сұранысқа ие цифрландыру жүйесіне қатысты болды. Бұл туралы ақпараттық технологиялар бойынша иснпекторы Ж.Майханов айтып өтті.
– Елімізде «Цифрлық Қазақстан» мемлекеттік бағдарламасы іске қосылып сандық жүйеге көшу бастау алған болатын. Одан бері халықтың цифрлық сауаттылығын арттыру мақсатында шаралар тоқтаусыз жүргізіліп келеді және барлық саладағы жұмыс жасайтын қызметкерлер ақпараттық технологияларды игеруде. Осы бағдарлама аясында жүзеге асқан «құжаттардың бірыңғай электронды архиві» ақпараттық жүйесі яғни (е-архив) 2020 жылдан бастап республика бойынша қолданыста. «Е-архив» ақпараттық жүйесімен жұмыс жасау жауапкершілігін ведомстволық архивке жауапты маманға мекеме басшысы бұйрықпен жүктеп, сол маманға логин, пароль беріледі. «Құжаттардың бірыңғай электронды архиві» ақпараттық жүйесіне құжаттарды енгізу барысында өз мекемесінің істер номенклатурасы бойынша, тұрақты және жеке құрам бойынша сақталатын құжаттарды «PDF» форматында сканерден, өткізіп «е-архив» ақпараттық жүйеге өзінің тәртібі бойынша жүктеп отырады және осы істер номенклатурасы бойынша құжаттарды аудандық архив филиалына өткізеді. Қағаз құжаттарды цифрлық форматқа көшіру бір жүйеге қалыптастыру, қолданысты оңайлату болып табылады. Жүйенің маңыздылығы осында яғни республика бойынша барлық мекемелердің құжаттары бір базада болады, – деді Ж.Майханов.
Семинар-кеңес барысында қатысушылар кең көлемде ақпарат алғанын айтып, өздерінің сұрақтарын жолдады. Сондай-ақ саладағы өзекті мәселелер сөз етілді. Жиын соңында семинар кеңеске арнайы қатысқан аудандық мәслихат депутаты А.Ибрагимұлы архив ісінің қоғамда аса зор маңызға ие екеніне тоқталды.
– Архив – өткеннің бүгінге, бүгіннің болашаққа аманаты, шежіресі, тарихы сақталатын киелі қарашаңырақ. Сондықтан барымызды бағалап, жоғымызды түгендеу үшін елімізде архив ісін жетілдіру мен дамыту бағытында нақты шаралар қабылданып, жүйелі жұмыстар атқарылуда. Оның үстіне халқымызда «Өткенсіз – бүгін, бүгінсіз – болашақ жоқ» деген тағылымы мол сөз бар. Осы ретте, Жәнібек Әлиасқарұлы басқаратын аудандық архив мекемесі соңғы уақыттары түрлі бағыттағы тақырыптық кездесулер, семинар-кеңестер, ашық есік күндерін ұйымдастырып келеді. Бұл – бәрімізге қажетті жұмыс. Өйткені, архивті сақтау, қажетті құжаттарды архивке өткізу бүгін үшін ғана емес, болашақ үшін де ауадай қажет. Бүгінгі семинар-кеңес те берері мол, тиімділігі көп басқосу болады деп сенеміз.
Мен бүгінгі семинар-кеңесті пайдалана отырып аудандық архив мекемесіне алғыс айтқым келеді. Өйткені біздің редакциямен архивтің әріптестік байланысы, бірлесе атқаратын жұмысы өте көп. Журналистер тек жаңалық таратумен ғана емес, ағартушылық қызметпен де айналысады. Сол бағытта ізденіс жұмыстарын жүргізу барысында біз әркез аудандық архив мекемесінің көмегіне жүгінеміз. Сала мамандары біз мақаламызға арқау ететін тақырыптар бойынша сұратылған құжаттарды бізге әркез тауып беріп, жұмысымызға қолдау көрсетіп келеді.
2021 жылы Ел Тәуелсіздігінің 30 жылдығы аталып өтілгенде «Тәуелсіздік шежіресі» деген айдар ашып, аудандық газетте сараптамалық мақалалар жариялаған болатынбыз. Яғни, 1991 жылдан бастап әр жылы ауданда қандай жұмыстар атқарылды, қандай ғимараттар салынды, қандай жиналыстар мен тарихи маңызы бар шешімдер қабылданды, соның бәрін біз аудандық газетте жазып шықтық. Сонда аудандық архив мұрағаты біздің жұмысымызды едәуір жеңілдетті. Сол кезде архив секілді мекеме болмаса, тарихи маңызды құжаттар сақталмаса, онда бәрі де ұмытылып, бәрі де еленбей қалады екен-ау деп үлкен ойға қалған едік. Сол себепті, жұмысы көзге көрінбейтін, бірақ аса маңызды архив саласының қызметкерлерінің еңбегін жоғары бағалап, қолымыздан келгенше бірлесе жұмыс атқаруға әрбіріміз ынталы болуымыз қажет, – деген А.Ибрагимұлы архив саласы мамандарының жұмысына сәттілік тіледі.
Семинар-кеңес қорытындысында аудан әкімі аппаратының құжаттамалық қамтамасыз ету және бақылау бөлімінің басшысы Г.Қонақбай сала мамандарына бірқатар нақты тапсырма беріп, архив ісі мен құжаттама жұмысын жетілдірудің, заң аясында жүргізудің маңыздылығын айтты.
А.МҰХАНБЕТҚАЛИ
Фото: ашық дереккөзден
