Архив – халықтың алтын қазынасы

Адам туылғаннан бастап өмірі құжаттармен тікелей байланысты. Оның кім екенін, қайда туылғанын, жалпы өмір белестерін тек құжаттар арқылы ғана көруге болады. Ал сол қажетті құжаттар архив қорында сақталады. Сондай-ақ архивтерде ел тарихындағы жетістіктер, қоғамдық-саяси, әлеуметтік-экономикалық өркендеуге қатысты материалдар да жеткілікті. Сондықтан бұл жер халықтың қымбат қазынасы саналады.

Архив ісі жергілікті жердегі барлық мекеме жұмысымен тығыз байланысты. Олай дей­тініміз, өңірдің дамуына еңбек етіп жүрген әрбір адамға қатысты құжаттар архивке өт­кізіліп отыруы тиіс. Осы тұста архивке құжат­тарды өткізуде олқылықтар орын алып жатады. Осыған орай аудан әкімдігінде аппарат басшысы Р.Шайхиевтің төрағалығымен се­­минар-кеңес өтті. Оған «Қызылорда облы­сының мемлекеттік архиві» КММ, «Қызылорда облысының мемлекеттік архиві» КММ-нің «Сыр­дария аудандық архиві» филиалы маман­дары және аудандық мекемелер мен ауыл әкім­діктерінің қызметкерлері қатысты.

Аудан әкімдігінің аппарат басшысы Р.Шай­хиев архивте кешегіні бүгінге, бүгінді ертеңге жеткізетін тарихи құндылықтар сақталғанын айтып, бұл іске үлкен жауапкершілікпен қарау керектігін жеткізді. Осыдан соң сала жұмысы­на қатысты атқарылып жатқан жұмыс­тарды баяндауға мамандарға сөз кезегін ұсын­ды.

Алдымен «Қызылорда облысының мемле­кет­тік архиві» КММ-нің «Сырдария аудандық архиві» филиалының басшысы Ж.Сейлов «Сыр­­дария ауданы бойынша мемлекеттік ұйым­­дардағы іс жүргізу және құжаттардың сақ­­талу жағдайы» тақырыбында хабарлама жасады. Жуырда ғана тағайындалған филиал басшысы аудандық архивте сақталған құжат­тар жайында ақпарат берді.

– Аудан тарихының өткенін жаңа көзқарас тұрғысынан зерттеп саралау – бүгінгі таңдағы маңызды міндеттердің бірі. Туған жерге қа­тысты құнды құжаттарды сақтап отырған архив саласының жұмысы маңызды. Бүгінгі күні «Сырдария аудандық архиві» филиалында 138 қор, 37 мыңнан астам архивтік құжат сақталуда. Мұнда сақтаулы тұрған құжаттардың құрамы 1935 жылдан 2017 жылға дейінгі аралықты қамтиды. Архив мамандары мекемелердің ве­­домстволық архивтерін құруда және іс-жүр­гізуді ұйымдастыруда семинарлар өткізіп, тә­жірибелік көмек көрсетеді. Сонымен қатар ауданымызға елеулі еңбек сіңірген, соғыс және еңбек ардагерлерінің, ақын, жазушы жә­не спорт майталмандарының құжаттарын қа­былдап, жеке тектік қорлар ашылған. Филиал қызметкерлері ауданға қарасты Ұлттық архив қорының жинақтау дереккөздері мен әлеуетті жинақтау дереккөздері болып табылатын 53 мекеменің құжатын қабылдау, сақтау, халық игілігіне тиімді пайдалану жә­не жаңа құнды құжаттармен толықтыру жұ­мыстарын атқарады. Аталған 53 мекеменің 3 мекемесінде архивист штаты бар. Қалған 50 мекемеде ведомстволық архив жұмысы мамандарға бұйрықпен қосымша жүктелген. Мекемелердің ведомстволық архивтерінде 2016-2022 жылдардың құжаттары сақталуда. Жи­нақтау көзінен өтетін 53 мекеменің 13 ме­кемесінде құжат сақтау қоймасы бар. Құ­жат сақтау қоймасы қарастырылмаған мекеме­лерде құжаттар қызметкерлер отыратын бөл­мелердегі шкафтарда сақтаулы, – деді Жәнібек Сейлов.

Құжаттарды сақтайтын қойма талаптарға сай болуы қажет. Оған бөгде адамдар кір­гізілмейді. Ал көптеген мекемелер мен ұйым­дарда архивист штаты болмауына байланысты ведомстволық архив жұмысы бір ма­манға қосымша жүктелінген. Оның негізгі жұ­мысы басқа болғандықтан ведомстволық архив жұмысы екінші орында тұрады. Мұның құжаттардың қалыптасуы мен сақталуының дұрыс жолға қойылмауына әкеліп соқтыруы мүмін. Бұл жағдай өз кезегінде мемлекеттік архивке құжаттардың сақталуға толық өт­пеуіне немесе жоғалып кетуіне әкеледі. Осы ретте, Қазақстан Республикасының 2014 жылғы 5 шілдедегі № 235-V «Әкімшілік құқық бұзушылық туралы» Кодексінің 509-бабында «Мекемеде тұрақты сақталатын Ұлттық архив қорының құжаттарын және номенклатураға сәйкес рәсімделген мекеме құжаттарын об­лыстық Сараптау тексеру комиссиясынсыз жойылуына және жоғалуына жол берілетін болса орта кәсіпкерлік субъектілеріне – қы­рық, ірі кәсіпкерлік субъектілеріне сексен ай­лық есептік көрсеткіш мөлшерінде айыппұл салуға әкеліп соғады» деп көрсетілген. Осыны атап көрсеткен филиал басшысы мекемелер мен ұйымдарда мүмкіндігінше архивист штаты ашылса, құжаттар сақталатын бөлме қарастырылса деген ұсынысты жеткізді.

Келесі кезекте «Қызылорда облысының мемлекеттік архиві» КММ-нің «Сырдария ау­дандық архиві» филиалының ІІ санатты ар­хивисті Г.Мейрамбекқызы «ҚР Үкіметінің 2018 жылғы «Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларын бекіту туралы» 31 қазандағы № 703 қаулысына 2022 жылғы 31 тамыздағы №630 қаулысымен ен­гізілген өзгерістер мен толықтырулар» туралы айтты. Бұл қағидада құжаттама жасау тәртібі және құжаттарды ресімдеуге қо­йылатын талаптар баяндалған. Оның 7, 10, 11, 27, 32, 33, 133, 135-ші тармақтарына өзгерістер енгізілген. Сондай-ақ бұрын 204 тармақтан тұратын қағида жаңа 205, 206, 207 тармақтармен толықтырылған.

– 205-тармақта «Электрондық құжаттарды ұйымның архивіне электрондық форматта бе­руді құрылымдық бөлімшелердің іс жүргізуге жауапты қызметкерлері жүзеге асырады және ЭҚАЖ-нің арналарымен қамтамасыз етіледі», 206-тармақта «Электрондық құжаттарды ұйым архивіне тапсыру кезінде құжаттарды элек­трондық құжат PDF/A-1 архивтік сақтау форматына көшіріп, электрондық құжатты зиянды компьютерлік бағдарламалардың болуы тұр­ғысынан тексеру қажет» және 207-тармақта «Ұйым архивіне электрондық істі қабылдау кестесін 31-қосымшаға сәйкес нысан бойынша ұйым архивінің басшысы (ұйым архивіне жауапты адам) жасайды және оны ұйым басшысы бекітеді» деп толықтырылды. Бұл ақпараттар Сіздерге жұмыс барысында қажет болады деген сенімдемін, – деді Гүлзат Мейрамбекқызы.

Семинар-кеңесте «Қызылорда облысының мемлекеттік архиві» КММ-сі басшысының орынбасары Ж.Алтынбаева «Жеке құрам бо­йынша құжаттарды қалыптастыру. Әлеуметтік-құқықтық негіздегі сұраныстарды орындау», бөлім басшысы А.Алпысбаева «Іс жүргізу жә­не істер номенклатурасын құрастыру», аға сарапшы А.Бекмағанбетова «Құжаттардың құн­­дылығына сараптама жүргізу және архив­ке өткізу туралы. Ведомстволық архивті қа­лыптастыру, оған қойылатын талаптар», бас қор сақтаушы М.Кәрібаева «Ұйымдарда құ­жаттардың есебін жүргізу, сақталуын ұйым­дастыру тәртібі» және инженер-бағ­дар­ламашы Д.Нұрпейісов «Құжаттардың элек­трондық бі­рыңғай архиві» ақпараттық жүйе­сімен жұ­мысты ұйымдастыру тәртібі» тақырып­та­рында түсіндірме жұмыстарын жүргізді. Мамандар архив саласындағы әрбір бағыттың маңыздылығын, мұның барлығы болашақ ұр­пақ үшін тарихты қалыптастыру екенін айтып, бөлімдер мен әкімдіктердегі мамандарға зор жауапкершілікпен қарауды жеткізді.

Хабарламашылардан кейін өзара пікір алмасу болды. Кейбір бөлімдердегі мамандар 10-15 жыл бұрынғы құжаттардың толық болмауына, жоғалып кетуіне байналысты қандай жұмыстар атқару керектігін сұрады. Одан бө­лек мамандардың жиі ауысуына байланысты бөлімдер тарапынан құжаттарды уақытылы өткізу мәселесі туындайтыны да сөз болды. Осыған байланысты аудан әкімдігінің аппарат басшысы архив саласының мамандарымен бірлесе отырып жүйелі жұмыс жүргізу керектігін ескертіп, болмаған жағдайда шара қолданылатыны назарға салынды. Бұдан өзге мәселелер де семинар-кеңес барысында тал­қыланып, мамандар сауалдарға жауап берді.

Архив – халықтың алтын мұрасы десек, ел тұрмысы мен әлеуеті туралы деректерді қам­титын сала жұмысының маңыздылығы уа­қыт өткен сайын арта түспек. Сондықтан рухани мұраны қалыптастырып, сақтауға, келер­ ұрпаққа жеткізуге немқұрайлық танытпай, жа­уапкершілік жүгін сезінген дұрыс.

Е.БЕРКІНБАЕВ