Тіршілік тынысы Tirshilik-tynysy.kz ақпараттық агенттігі
» » Істер номенклатурасы қалай жасалады?

Істер номенклатурасы қалай жасалады?

Кез келген мекеменің қызметінде түрлі құжаттар жасалады. Оның негізгілері болып – бұйрықтар, хаттамалар, жұмыс жоспарлар, бағдарламалар, қаржыландыру жоспарлары, есеп берулер, келісім-шарттар және т.б. саналады. Мұнан басқа әрбір мекеменің бұйрықтарын, кіріс-шығыс хаттарын тіркейтін журналдары да болады.
Бұл құжаттардың саны жыл өткен сайын шамадан тыс көбейіп те кететіні белгілі. Олардың арасында тұрақты түрде ұзақ уақыт қолданыстан түспейтіні және аз уақытта өз қажеттілігін азайтатындар да болады. Осы ретте құжаттарға уақытылы сараптама жұмыстары жүргізіліп, құндылығы жоқ құжаттарды жоюға жіберіп отыру керек. Ал өз бетінше құжаттарды жоюға рұқсат етілмегендіктен, арнайы мекеменің сараптау комиссиясының сараптаған қорытынды нәтижесінде құжат заңды түрде жоюға кетеді.
Бүгін аудандық филиал мамандары өткізген арнайы семинарда мекемелерге бекітілген архив жұмысына жауапты мамандармен түсіндіру жұмыстары жүргізілді. Семинарда мекеме жұмысы барысында істер номенклатурасы бойынша түзілген құжаттар мен істердің жоғалып кетпеуі үшін олардың тиісті есебін жүргізу қажеттігі айтылды. Архивист Г.Мейрамбекова бұл құжатқа анықтама берді:
– Істер номенклатурасы ұйымда пайда болған, сақталу мерзімдері көрсетіліп, белгіленген тәртіпте ресімделген істер атауларының жүйеленген тізбесі, – деді. Істер номенклатурасы істердің классификациялануын, индекстелуін, жүйеленуін және сақталу мерзімдерін ресми бекітеді, сондай-ақ ол алғашқы есепке алу құжаты болып табылады.
Аудандық филиалдың басшысы Ғ.Құлымбай істер номенклатурасын жасауда жиі кездесетін кемшіліктерге тоқталып өтті.
– Ең негізгі қойылатын талап – тұрақты және уақытша сақталатын істерді өз алдарына жеке-жеке топтау. Бұл құжаттар құндылығына сараптама жасауды, сақтауға немесе жоюға іріктеуді едәуір жеңілдетеді. Істер номенклатурасын жобалау кезінде жылдық, тоқсандық және айлық жұмыс жоспарларын қамтитын істердің тақырыптарын өз алдарына жеке-жеке қарастыру керек. Мекеменің бұйрықтары жеке іс тақырыптарына бөлу керек. Олар негізгі қызмет бойынша, жеке құрам бойынша болып бөлінеді. Себебі бұйрықтардың сақталу мерзімдері әртүрлі – деді архив жұмысына жауапты мекеме басшысы.
Жалпы істер номенклатурасын жасауда оған құрылымдық бөлімше басшысының келісімін алу міндетті. Сонан соң жоба ұйымның сараптау комиссиясы келісілгеннен кейін облыстық сараптау тексеру комиссиясына қарауға жіберіледі. Ұйым басшысы бекіткеннен кейін істер номенклатурасы қолданысқа енеді. Ұйымның қызмет функциясы мен құрылымдары өзгерген жағдайда істер номенклатурасы қайта жасалып, қайта келісіледі. Істер номенклатурасы кем дегенде 5 жылда бір рет қайта жасалуы тиіс.

Бибісара ЖАНӘЛІ
05 ақпан 2020 ж. 4 203 0