Электрондық архив жүйесінің қызметі қандай?

Қазіргі таңда архив саласында атқарылып жатқан жұмыстардың бірі – электрондық архив жүйесі. Электронды архивтің негізгі міндеті – еліміздің архив қорындағы құжаттарды жи­нақ­тау, тізімге алу, сақтау және пайдалану секілді архив қызметінің негізгі бағыттарын ақпа­раттандыру. Яғни тиісті бағдарлама бойынша архивтегі құжаттар сандық форматқа енгізіледі. Бұл бағдарлама 2013 жылдан бастап қолданысқа енгізілді.

Кеше мен бүгінді салыстырмалы түрде қара­сақ, жұмыс жасау жылдамдығы мен тиімділігі арта түсуде. Архив жоғарғы жылдамдықты сканерлермен жабдықталып, архивтегі құжаттар сандық жүйеге ен­гізілуде. Қандай да бір мекемеден немесе жеке адамдардан сұраныс түскен кезде құжаттарды сөрелерден іздеп жүрмейміз. Егер белгілі бір азамат туралы мәлімет керек болса, компьютерден іздеп тауып алуға болады. Бұрын бір құжатты табу үшін көп уақыт кететін болса, бүгінде электронды жүйені қолдану арқылы жұмыс жеңілдеп, уақыт үнемделуде.

Қазіргі уақытта архивте сақталған құжаттар сканерленіп, электронды жүйеге көшірілуде. Олардың қатарында аудан әкімдігінің, аудандық мәслихаттың, кент, ауылдық округтердің, мемле­кеттік мекемелердің құжаттарын компьютерге енгізудеміз. Құжаттарды сканерден өткізу кезінде компьютерлік «jpg» форматымен сақталуда. Құжаттардың электронды нұсқасы ешқашан ескір­мейді. Сонымен қатар осы жүйе арқылы кез келген тұрғын немесе заңды тұлға өкілдері e-gov Қазақстан Республикасының электронды үкімет порталы арқылы жіберген өтініштеріне жылдам жауап беру үшін бағдарламалық жүйесі енгізіледі. Яғни келешекте базалық серверге қосылады. Бүгінде аудандық филиал қорында 131 құжат қоры сақталған болса, оның 35-і ска­­нер­ден өткізіліп, компьютерге енгізілген. 2013-2019 жылдар аралығында қордағы 10577 іс-құжаттарының 631 мыңға жуық парағы сканерден өткізіліп, жұмыс жоспарға сәйкес орындалуда.

Архив құжаттарын цифрлық форматқа көшіру – өңірдің тарихы үшін, ертеңгі болашағымыз үшін аса маңызды. Сондықтан біз бағдарламаны жүзеге асыру барысында құжаттарды сапалы түрде сақтап, қоғамға тиімді жолмен, әрі оңай ақпарат бере алуымыз керек.

Ж.Әбіләшімов,

«Қызылорда облысының мемлекеттік архиві» КММ- нің Сырдария аудандық филиалының ақпараттық технологиялар бойынша инспекторы