​«Е-архив» ақпараттық жүйесі – заманауи жаңа серпін

Қазіргі ақпараттық технологиялардың дамыған кезеңінде архив саласы мемлекетіміздің экономикалық және мәдени өрлеуіне әсер етуші, стратегиялық маңызға ие ұлттық ресурстарымыздың біріне айналып отыр. Архивтік құжаттарды жинақтау, сақтау және жүйелі пайдалану архив саласын мемлекеттік және мемлекеттік емес мекемелермен тығыз қарым-қатынаста болуды талап етеді. «Қызылорда облысының мемлекеттік архиві» КММ-нің «Сырдария аудандық архиві» филиалының құжаттарды сақтау, толықтыру және пайдалануда атқаратын қызметінің маңызы зор.

Архив құжаттарын сандық форматқа көшіру – біздің өңірдің тарихы үшін, ертеңгі болашағымыз үшін аса маңызды қадамдардың бірі болып саналады және құжаттарды сапалы түрде сақтап, азаматтарға тиімді жолмен әрі оңай ақпарат беруге жол ашатыны сөзсіз. Бұл сандық форматқа көшудің басты міндеті жеке және заңды тұлғалардан келіп түсетін сұраныс-өтініштер бойынша құжаттарды сөрелерден іздеп жүрмеу, электрондық нұсқасын компьютерден жылдам тауып алу, қос тараптың жұмысын жеңілдету, уақытты үнемдеу болып табылады.

Осы ретте, еліміз бойынша «Цифрлық Қазақстан» мемлекеттік бағдарламасы іске қосылып, аталмыш бағдарлама аясында 2013 жылдан бастап аудандық архив филиалы қорында сақтаулы тұрған құжаттарды сканерлеу арқылы электронды жүйеге көшіру жұмыстары жүргізілуде. Нақтырақ айтатын болсақ, бүгінгі күнге дейін архив құжаттарынан 21 348 сақтау бірлігі, 1 044 859 парақ сандық форматқа көшірілді. Сонымен қатар, 2020 жылдың 2-жартысында «Электронды құжаттардың бірыңғай архиві» ақпараттық жүйесі іске қосылып, осы жүйенің бірнеше функциялары бойынша жұмыс жасалуда. Сырдария ауданы бойынша «Е-Архив» ақпараттық жүйесіне 1 аудан әкімдігі мен 1 кент әкімдігі, 1 мәслихат аппараты және аудан әкімдігіне қарасты 8 бөлімдер, 13 ауылдық округтер, яғни барлығы 24 мемлекеттік мекемелер қосылған. «Е-Архив» ақпараттық жүйесімен жұмыс жасау жауапкершілігін ведомстволық архивке жауапты маманына мекеме басшылары бұйрықпен жүктеп, сол маманға логин, пароль берілген. Атқарылған жұмыстар нәтижесінде аудандық архив филиалында архив құжаттарынан «Е-архив» ақпараттық жүйесіне 1630 құжат, 17 678 іс, 157 537 парақ сканерленіп енгізілді және де бұл іс жалғасын таба бермек. Ұлттық архив қорының жинақтау дереккөздері мен әлеуетті жинақтау дереккөздері болып табылатын ұйымдармен тығыз байланыс орнатылып, ведомстволық архивтердің жұмыс тәжірибелеріне «Е-Архив» ақпараттық жүйесінің бірнеше функционалдары бойынша әдістемелік және практикалық көмек көрсетілуде.

Электрондық архивте құжат айналымы жүйелерінің басты міндеті – ол электрондық құжаттарды сақтау және олармен жұмысты ұйымдастыру. Электрондық құжат айналымы жүйесінде құжаттарға рұқсат етілген мүмкіндік жүзеге асады, олардың ішіндегі өзгертулер және олардың барлық нұсқалары бақылауға алынған. Сонымен, электрондық архив жүйесі дегеніміз – жасалатын, сақталатын, өңделетін, жазылатын, көрсетілетін, пайдаланылатын және электрондық ұқсас және басқа, дәстүрлі қағаз нысандарынан айырмашылығы бар, байланыс құралдарының көмегімен таралатын, жасаған тұлғаны көрсететін, заңмен орнатылған құрылымы мен деректемелері бар күрделі жүйе.

Электронды архивтің негізгі міндеті – еліміздің Ұлттық архив қорындағы құжаттарды жинақтау, тізімге алу, сақтау және пайдалану, архив қызметінің негізгі бағыттарын ақпараттандыру болып табылады.

Ж.СЕЙЛОВ,
«Сырдария аудандық архиві» филиалының басшысы