Электронды құжат айналымының артықшылықтары

Электрондық құжат айналымы – «қағаз­сыз іс жүргізу» тұжырымдамасын жүзеге асы­ра оты­рып, электронды түрде ұсыны­ла­тын құжаттармен жұмыс істеудің бірыңғай механизмі. Мекемеде электронды құжат ай­налымы жүйесін қолдану құжаттарды бас­қаруды, бизнес-процестерді автоматтандыруды, ақпараттарды сенімді түрде сақтау және олардың қауіпсіздігін қамтамасыз ету сияқты мәселелерді шешеді.

Электрондық құжат деректемелері элек­трондық-цифрлық нысанда да (электрондық-цифрлық қолтаңба, түпнұсқаландырудың элек­трондық кодтары т.б.), қағаз құжаттағы куәландырылған парақ түрінде де болуы мүм­кін.

Қағаз түріндегі құжат айналымының кем­шіліктері:

• Құжаттарды іздеуге көп уақыттың кете­тіндігі;

• Құжатты өмірлік циклының барлық ке­зеңінде оның қозғалысын бақылап отыру қиындығы;

• Құжаттарды дайындау және оларды бай­ланыстыру уақытының ұзақтығы.

Ал электрондық құжат айналымының мақсаты мен міндеті бүгінгі қоғам жұмысының жалдамдығын қамтамасыз етуде. Оның ар­тық­шылықтары:

• қажетті құжатты іздеуге шығындалатын уақытты қысқарту;

• «қағаз» құжат айналымымен байланыс­ты шығындарды жою;

• құжаттардың жойылу тәуекелін азайту;

• құжаттардың қате нұсқаларын қолда­нумен байланысты тәуекелді азайту.

Қорытындылай келсек, кез келген мекемеде электронды құжат айналым жүйесін коммерциялық мекемелерге ендіру арқылы жалпы және кадрлық басқару шығындарын едәуір азайтуға болады. Яғни, электронды құжат жұмысты жебелдетеді.

Тоғжан Маханбетова,
аудандық соттың
іс-тіркеуші инспекторы